Les logiciels de gestion de projet peuvent être un outil précieux pour les petites entreprises pour maintenir les affectations à la fois sur la bonne voie et dans le budget.

• Les entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet pour gérer leur flux de travail.
• Le logiciel de Gestion de projet aide les tâches à rester sur la bonne voie et dans le budget.
• Ces plates-formes sont disponibles avec un large éventail de fonctionnalités, d’avantages et de structures de prix, de sorte que vous pouvez choisir la bonne solution pour votre entreprise et évoluer au bon moment.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises qui souhaitent découvrir comment un logiciel de gestion de projet peut aider leur flux de travail ou acheter un logiciel de gestion de projet.

Que vous conceviez et construisiez l’intérieur d’un bâtiment ou que vous créiez un site Web pour un client, vous avez besoin d’un moyen de gérer les étapes ou les tâches d’un projet et de collaborer avec votre équipe. Un logiciel de gestion de projet aide à unifier ce processus en consolidant les outils de communication, le partage de fichiers, la surveillance des tâches et des délais et la création de rapports dans une seule application logicielle que vous pouvez utiliser dans plusieurs équipes et services.

Quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de votre entreprise, votre entreprise peut probablement bénéficier d’un logiciel de gestion de projet. Utilisez les conseils ci-dessous pour guider votre processus décisionnel.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet?

Le logiciel de gestion de projet est un outil utilisé par les entreprises pour suivre les affectations, respecter les délais et respecter le budget. Ces plateformes permettent aux chefs d’entreprise d’attribuer des rôles, de fixer des délais et de marquer des jalons majeurs, le tout dans une interface intuitive. Avec le logiciel de gestion de projet, tous les membres de l’équipe peuvent accéder à un portail central pour obtenir des informations et vérifier l’état des affectations.

Le logiciel de gestion de projet fonctionne comme un espace de travail en temps réel qui aide à garder les membres de l’équipe concentrés sur des objectifs plus larges tout en gérant efficacement les tâches quotidiennes. Les meilleures plates-formes logicielles de gestion de projet reprogramment automatiquement le travail lorsqu’une échéance est manquée; certains reprogramment même le travail en fonction de l’achèvement de la tâche tardive.

Principaux points à retenir: le logiciel de gestion de projet aide les chefs d’entreprise et les membres de l’équipe à surveiller et à gérer l’avancement des tâches clés.

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Principales fonctionnalités du logiciel de gestion de projet

Bien que les fonctionnalités et les avantages varient selon les plates-formes logicielles de gestion de projet, vous pouvez vous attendre à trouver ces outils dans la plupart des logiciels de gestion de projet:

• Tableau de bord. Le tableau de bord de chaque membre de l’équipe précise toutes les tâches assignées, ainsi que la date d’échéance de ces projets.
• Planification et gestion des délais. En un coup d’œil, un chef de projet peut évaluer le travail confié à un membre de l’équipe et intégrer correctement les nouvelles tâches dans son emploi du temps quotidien, sans les surcharger ni les distraire des autres tâches.
• Capacité à attribuer des rôles. Vous pouvez ajouter un membre de l’équipe à chaque tâche afin que chacun sache qui est responsable de chaque partie du projet.
• Collaboration. Le logiciel de gestion de projet a des outils pour permettre la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe.
• Téléchargement de fichiers. La plupart des plateformes incluent le partage de fichiers , de sorte que les membres de l’équipe peuvent facilement partager des documents, des informations et des actifs clés.
• Modèles de projet. De nombreux logiciels de gestion de projet sont fournis avec des modèles que vous pouvez personnaliser pour répondre aux besoins de votre entreprise.

À retenir: la plupart des logiciels de gestion de projet incluent une variété d’outils pour faciliter la collaboration, l’organisation et la gestion des délais.

Combien coûte un logiciel de gestion de projet?

Le prix des logiciels de gestion de projet varie considérablement. Il existe plusieurs structures et niveaux de tarification, allant du service d’entrée de gamme gratuit aux options premium qui coûtent des centaines de dollars par mois. Vous devrez peut-être également prendre en compte les coûts de formation du personnel sur les logiciels et les dépenses associées au transfert des plates-formes. Les facteurs suivants peuvent influer sur le prix des logiciels de gestion de projet:

• Nombre d’utilisateurs. Certaines entreprises facturent par personne ou attribuent plusieurs utilisateurs par niveau d’abonnement.
• Caractéristiques. Certains logiciels offrent plus de fonctionnalités à un prix inférieur.
• Facturation annuelle ou mensuelle. Les logiciels de gestion de projet peuvent offrir des remises et des incitations pour payer un an de service à l’avance plutôt que mensuellement.

Étant donné que de nombreux facteurs influencent le prix final d’un logiciel de gestion de projet, il est important de connaître vos besoins avant d’obtenir des devis.

À retenir: le coût du logiciel de gestion de projet varie en fonction du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités incluses et de la fréquence de facturation.

Ai-je besoin d’un logiciel de gestion de projet?

Il est important de reconnaître que le logiciel de gestion de projet est conçu pour des projets complets qui demandent du temps et un travail d’équipe; ils sont probablement trop complets pour le travail de routine. Par exemple, il serait très utile d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour mettre en place et configurer un réseau informatique, mais il serait maladroit et déroutant d’essayer d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour entretenir ce réseau informatique.

Pour déterminer si le logiciel de gestion de projet est approprié pour une tâche, posez-vous les questions suivantes:

• Ai-je une date de début définitive?
• Ai-je une date limite définitive?
• Ai-je une compréhension claire de mes objectifs d’ici là?

Vous devez également vous demander qui travaillera sur le projet.

«Une entreprise a besoin d’un logiciel de gestion de projet lorsqu’elle coordonne plusieurs individus ou unités commerciales, à la fois en interne ou en externe, pour effectuer des tâches qui impliquent une variété de livrables ou de créations», a déclaré Conrad Magalis, responsable marketing pour Advance Acceptance. « C’est une pratique exemplaire pour que toutes les informations et conversations liées à un projet ou une tâche spécifique puissent être documentées et déléguées à chaque partie prenante impliquée. » 

Comment déterminer si vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projet

Voici quelques signes révélateurs que votre entreprise a besoin d’un logiciel de gestion de projet:

• Les projets sont retardés en raison d’ une correspondance électronique excessive et le travail est enterré dans les boîtes de réception des membres de l’équipe.
• Il y a confusion autour des feuilles de calcul trop chargées et non conviviales.
• Les membres de l’équipe manquent les délais, que ce soit avec des tâches individuelles ou des projets complets, en raison d’un manque de responsabilité et de transparence dans le processus.
• Il y a une mauvaise communication entre les membres de l’équipe et les gestionnaires en raison du défaut de rendre compte de l’état du projet ou des tâches individuelles.
• Il y a un chevauchement ou un travail redondant en raison de la confusion entourant le rôle spécifique de chaque membre de l’équipe.

Tirer parti d’une solution de gestion de projet dans la bonne situation peut rationaliser l’ensemble du processus, permettant ainsi à votre équipe de fournir un travail de meilleure qualité dans un laps de temps plus court. Le meilleur logiciel vous permet d’enregistrer et de suivre plusieurs projets simultanément, ce qui facilite le suivi des délais et des progrès de chaque membre de l’équipe. Essentiellement, votre charge de travail peut être enregistrée sur une plate-forme unique, où chaque membre de l’équipe a accès à toutes les informations dont il a besoin pour remplir son propre rôle.

À retenir: Bien que cela ne soit pas pratique pour les tâches quotidiennes, un logiciel de gestion de projet peut être nécessaire si votre organisation a du mal à respecter les délais ou si votre équipe est submergée par la quantité de travail.

À quoi ressemble un logiciel de gestion de projet?

Le logiciel de gestion de projet commence souvent par un tableau de bord qui sert de base de départ et donne accès aux principales fonctionnalités du logiciel. À partir du tableau de bord, les utilisateurs peuvent souvent créer de nouveaux projets, ainsi que gérer et organiser les anciens. Dans de nombreuses solutions de gestion de projet, le tableau de bord contient également un aperçu des projets actifs et terminés, auquel les utilisateurs peuvent accéder à tout moment. Les tableaux de bord peuvent souvent être partagés entre des équipes entières, donnant à chacun un accès facile aux projets et tâches pertinents.

«Un logiciel de gestion de projet permet aux utilisateurs de consolider les activités de travail sur une plate-forme centrale, permettant aux employés de gagner du temps en hébergeant tous les outils de tâches sur une seule interface», a déclaré John Furneaux, PDG de la société de gestion de projet Hive, à Business News Daily. «La gamme de logiciels varie des startups – telles que Hive – aux joueurs chevronnés comme SharePoint . Tous les logiciels de gestion de projet varient dans leurs capacités, et il est important d’évaluer quels sont les besoins de l’entreprise et comment les processus pourraient être améliorés.»

Les projets et les tâches peuvent généralement être créés (ou demandés, si un superviseur doit approuver le projet avant qu’il ne commence) directement dans le logiciel de gestion de projet. Une fois que vous avez créé un projet, vous avez accès à une variété d’outils pour organiser et coordonner des aspects spécifiques de chaque projet, ainsi que pour assurer la responsabilité de la rapidité et de la qualité des tâches assignées.

Les membres de l’équipe peuvent également planifier et suivre les tâches et le calendrier des projets à l’aide d’outils sophistiqués, tels que les diagrammes de Gantt. Ces outils aident à garder les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde, même s’ils ne travaillent pas au même endroit physique, et à alléger le fardeau de respecter des délais serrés. Les membres de l’équipe peuvent voir quelles tâches sont assignées à quelle personne, ce qui facilite la coordination des aspects du projet. Certains logiciels ont également des applications de chat intégrées qui rendent la collaboration instantanée et directe.

Le logiciel de gestion de projet donne aux gestionnaires un contrôle total sur la direction du projet. Par exemple, ils peuvent réaffecter le travail ou mélanger les tâches assignées pour déléguer les tâches plus équitablement entre les membres de l’équipe et gérer plus efficacement les ressources à la volée. Grâce aux aperçus détaillés et aux rapports disponibles dans le logiciel de gestion de projet, les gestionnaires peuvent plus facilement se tenir au courant des nouveaux développements. Tout projet complexe comporte de nombreuses pièces mobiles, il est donc important de tenir vos décideurs informés, et c’est ce que fait un logiciel de gestion de projet pour votre équipe de direction.

À retenir: le logiciel de gestion de projet guide les membres de l’équipe tout au long de la vie d’un projet, en indiquant clairement les responsabilités et les délais sur un tableau de bord convivial.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet?

Alors que la plupart des applications de gestion de projet de qualité offrent des fonctionnalités similaires, aucune plate-forme n’est exactement la même. Voici quelques-uns des points les plus importants à prendre en compte lors du choix d’une application logicielle de gestion de projet:

Taille de votre organisation

Une grande entreprise a des besoins différents d’une petite startup. Il est important d’examiner chaque candidature et de poser les bonnes questions.

«Les entreprises devraient prendre le temps de faire la démonstration de plusieurs options avant d’aller de l’avant et de prendre en compte le temps« d’adoption »pour que l’équipe et les clients s’habituent à l’utilisation de l’application», a déclaré Magalis. « Si vous travaillez dans un domaine hautement technique (comme l’informatique), il peut être plus courant que dans d’autres secteurs d’avoir de l’expérience avec les applications de gestion de projet. »

Évolutivité

Au fur et à mesure que vos besoins en gestion de projet évoluent, vous devez savoir que votre logiciel peut suivre le rythme.

Pain points

Il peut être utile d’identifier vos défis de gestion de projet. Par exemple, vous rencontrez peut-être des difficultés à partager des mises à jour opportunes avec un client ou à communiquer avec votre équipe. En comprenant vos faiblesses, vous pouvez trouver le logiciel qui répond le mieux à vos besoins.

Facilité d’utilisation

Si vous ne choisissez pas un système facile à mettre en œuvre et à utiliser pour votre équipe, vous finirez par amplifier les défis auxquels vous êtes déjà confrontés.

«La mise en œuvre réussie d’un système de gestion de projet d’entreprise est difficile. Il s’agit d’un [problème] culturel, pas d’un problème d’outil», a déclaré Alan Zucker, directeur fondateur de Project Management Essentials. « La plupart des organisations ne disposent pas de pratiques cohérentes et standard pour gérer les projets et rendre compte des performances du portefeuille. Quelque chose d’aussi simple que d’avoir une journée standard pour signaler l’état de l’entreprise peut envoyer des ondes de choc, car les gens sont habitués à signaler l’état un jour spécifique. , généralement en raison de la cadence de leur statut de cadre. «