Les réunions sont souvent considérées comme une perte de temps. Pourtant, lorsqu’elles sont bien organisées, elles peuvent être un outil pratique pour faire avancer les projets.

En effet, les mails et les conversations entre deux ne remplaceront jamais une réunion physique où l’on peut prendre le temps d’expliquer les choses, d’entrer dans les détails, de communiquer sur un projet important.

Ne faites une réunion que si vous ne pouvez pas faire autrement

Si vous pensez qu’un e-mail ou un appel groupé suffisent, alors ne faites pas de réunion.

Prévoyez des réunions pour des communications et les projets significatifs de votre entreprise qui exigent que tout le monde soit au même niveau d’information.

Louez une salle de réunion à l’extérieur si vous souhaitez rompre le cadre quotidien. Vous pouvez la louer dans un centre d’affaires par exemple : https://www.centre-bbs.com/location/salle-de-reunion-merignac/.

Fixez la date de réunion au moins 10 jours à l’avance

Si possible, envoyez un ordre du jour avec, si possible, un document de travail. Idéalement, votre plan devrait inclure les sujets à aborder, en indiquant clairement l’ordre du jour mais aussi la durée accordée à chaque sujet et les décisions à prendre.

Avec un peu d’expérience, on peut rapidement estimer le temps de ses réunions, et le plus simple est de chronométrer les différentes interventions (ex : 5 minutes d’introduction, 15 minutes pour la présentation …). Vous verrez ainsi si votre timing est réaliste.

Si vous ne pouvez pas donner le contenu de la réunion le jour même, alors précisez le contenu de la réunion avec les objectifs principaux, et dès que les documents de travail sont prêts, envoyez une mise à jour de la réunion à tous les participants.

Dans le contenu de l’invitation, vous devez l’indiquer :

Indiquer quelle décision vous devez prendre au cours de la réunion (ou quel est l’objectif). Un bon réflexe est de mettre un but et un objectif définis lors de votre réunion.

Rappelez aux participants de préparer leur réunion

Si nécessaire, faites un pré-lancement par e-mail 72 heures avant pour vous rappeler les bons souvenirs de vos collègues, sous prétexte de mettre à jour vos documents.

Il est important que les personnes présentes à la réunion aient au moins réfléchi à quelques idées, propositions avant de venir.

Vous n’avez pas besoin de réunir toutes les personnes concernées, mais au moins celles qui ont une importance cruciale dans la réunion. Pour cela, vous pouvez les appeler au téléphone, vous rendre à leurs bureaux 2 ou 3 jours avant pour discuter du sujet et ainsi anticiper la réunion.

Commencez vos réunions dans les temps

Attendez 2 à 3 minutes après le début idéal et commencez votre réunion sans attendre les retardataires.

Si vous prenez l’habitude d’attendre que tout le monde arrive, ceux qui sont en avance vont s’ennuyer, et ceux qui sont en retard feront de même la prochaine fois.

Commencez donc par des sujets simples ou une introduction, cela en amènera d’autres !

Au début de la réunion, remerciez les participants d’être venus, rappelez-vous la raison de la réunion, le résumé, les décisions à prendre pour l’entreprise, qui prendra les notes afin que chacun soit en phase avec la façon de travailler.

Transmettez un rapport 

Il doit être très court et surtout mentionner ce qui doit être organisé. Si nécessaire, vous pouvez créer un document de gestion de projet.

S’il y a des remarques ou des réserves, mentionnez-les avec le nom de la personne afin que ses questions soient bien notées et prises en compte.

Si votre rapport est long, faites un résumé au début qui ne montre que les grandes lignes.