La facture électronique est actuellement sujette d’une piste d’audit fiable faisant sa valeur juridique et fiscale. En outre, elle deviendra également obligatoire pour les entreprises concernées par la TVA dès juillet 2024. Par ailleurs, l’utilisation d’une signature demeure facultative bien qu’elle atteigne à l’ère actuelle un certain niveau de maturité juridique, technique et fonctionnelle. Les lignes qui suivent vous expliquent pourquoi cet élément demeure tout de même la meilleure alternative dans le processus exigeant des validations irréfutables.
Pour intégrer la confiance dans la relation client
Sans doute, le côté sécuritaire procuré est le principal argument que la signature électronique utilise pour convaincre son adoption dans l’élaboration d’une facture électronique. Le mécanisme assure en effet la non-répudiation du document tout en authentifiant l’auteur. Pour ce faire, il associe à la fois ce dernier et la facture concernée. La transposition numérique effectue tout cela en garantissant l’intégrité de toutes les données nécessaires pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement des factures électroniques.
La signature électronique se constitue donc d’une suite de chiffres qui indique précisément les éléments d’identification concernant le signataire (nom et adresse complète, fonction, entreprise représentée, etc) et des informations complètes sur l’horodatage (date, heure et lieu de signature). Ainsi, son utilisation rassure les clients qu’ils font face à un prestataire de confiance et sont dans une transaction conforme et sécurisée.
Pour un procédé adapté à la situation
Étant tous les deux des éléments au format numérique, la signature et la facture électroniques s’avèrent les meilleurs alliés. Rien n’est adapté à un document numérique plus qu’une signature transposée électroniquement, qu’il soit en Word, PDF ou encore JPEG. En outre, la pratique est toujours réalisable quel que soit le profil des acteurs de la transaction : grands groupes, petits fournisseurs, PME, particuliers, adoptants de professions libérales, etc.
Un autre avantage de la signature d’une façon électronique se trouve dans le fait qu’elle peut se faire aussi bien à distance qu’en présentiel. Que ce soit l’un ou l’autre, les démarches se montrent toujours simples. Dans le premier cas, l’auteur reçoit un mail avec un lien menant vers la facture et procède ensuite à la signature. Dans le deuxième cas, c’est au prestataire par exemple de présenter directement le document à signer via un portail de souscription sur internet.
Pour une pratique plus économique
L’économie offerte par la signature électronique d’une facture électronique concerne aussi bien le budget que le temps. L’alternative épargne du besoin d’acheter des matériaux nécessaires pour une signature manuscrite (comme le papier et l’encre) et de dépenser sur des frais postaux ou des frais de déplacement. De même, elle permet d’esquiver les dépenses liées à l’archivage des documents papier. En outre, la non nécessité d’échanges papier permet un processus plus rapide. Contrairement au cas d’un procédé manuscrite, les parties prenantes de la transaction n’ont pas à attendre des semaines, voire des mois, pour la validation de la facture. Comme mentionné plus haut, un simple mail ainsi que quelques clics suffisent pour effectuer une électronique en temps réel.
